Um Okkur

Blogg

Verkefni

Slack

Getur Slack skaðað framvindu verkefna?

Birgir Hrafn Birgisson
Höfundur

Birgir Hrafn Birgisson

Dagsetning

Les tími

2 min

Slack

Several people are typing. Ef þú hefur unnið á Slack þá kannastu kannski við þessi skilaboð hér að ofan. Þetta getur m.a. þýtt að lifandi umræður séu í gangi um ákveðið verkefni, mikilvæg skilaboð sem allir þurfa að vita af eða af reynslusögunum að dæma – atriði sem skipta litlu eða engu máli verkefnalega séð.

Slack er nefnilega notað í meira en vinnu þó svo að slagorðið segi skýrt “Slack is where work happens!”. En það má ekki gleyma því að Slack er ennþá tiltölulega nýtt fyrirbæri (2013) þar sem teymi eru ennþá að finna hvernig besta á notkunina. Þessi aukna þörf á nýrri tækni sem á að einfalda vinnuna er ekkert endilega að gera okkur að skilvirkari starfsmönnum. Ef Slack er innleitt án þess að hugsa vel út í uppsetninguna getur það skaðað framvindu verkefna.

Tólin Slack, Gmail, Messenger/Workplace, Trello/Asana, Git, Jira/Tempo, Toggl, Harvest, Timely o.s.frv. eiga það sameiginlegt að þau krefjast þess að þú fylgist með og skráir inn viðeigandi upplýsingar. Tólin eru hvert fyrir sig frábær að mörgu leyti en þegar of mörgum tólum er plantað saman þarf að eiga skýra stefnu & skjölun um tilgang þessara tóla. Það má heldur ekki gleyma því að við sendum fólk til tunglsins án þessara tóla sem þýðir að við getum unnið mjög flókin verkefni án þeirra.

Skv. ráðgjafafyrirtækinu McKinsey þá verjum við 28% tíma okkar í umsýslu á tölvupóstum og öðrum 20% í að leita að upplýsingum (innanhúss) eða að eitthverju sem getur hjálpað til við verkefnið. Slack er tól sem átti í raun að leysa þetta vandamál, koma í stað tölvupósts, en hefur ekki staðið undir þeim væntingum. Þess heldur hefur það orðið að “viðbótartóli” við samskiptaflóruna. Smá kaldhæðni í því að núna er tölvupóstur orðinn, að mínu mati, sá staður þar sem faglegri samskipti eiga sér stað – þegar Slack er troðfullt af memes og emojis.

Þó svo að Slack og önnur sambærileg samskiptatól (Workplace, Teams, Hangout etc) hafi dregið úr umsvifum tölvupósts um ca. 10% þá hafa þau ekki minnkað heildartíma samskipta í gegnum slík tól sem í dag stendur áfram í 5,5 klst. af 8. Á myndinni hér fyrir neðan má sjá þróunina frá 2013. Appelsínuguli liturinn stendur fyrir samskiptatól (eins og Slack) og rauður fyrir tölvupóst.

Slack

Several people are typing. Ef þú hefur unnið á Slack þá kannastu kannski við þessi skilaboð hér að ofan. Þetta getur m.a. þýtt að lifandi umræður séu í gangi um ákveðið verkefni, mikilvæg skilaboð sem allir þurfa að vita af eða af reynslusögunum að dæma – atriði sem skipta litlu eða engu máli verkefnalega séð.

Slack er nefnilega notað í meira en vinnu þó svo að slagorðið segi skýrt “Slack is where work happens!”. En það má ekki gleyma því að Slack er ennþá tiltölulega nýtt fyrirbæri (2013) þar sem teymi eru ennþá að finna hvernig besta á notkunina. Þessi aukna þörf á nýrri tækni sem á að einfalda vinnuna er ekkert endilega að gera okkur að skilvirkari starfsmönnum. Ef Slack er innleitt án þess að hugsa vel út í uppsetninguna getur það skaðað framvindu verkefna.

Tólin Slack, Gmail, Messenger/Workplace, Trello/Asana, Git, Jira/Tempo, Toggl, Harvest, Timely o.s.frv. eiga það sameiginlegt að þau krefjast þess að þú fylgist með og skráir inn viðeigandi upplýsingar. Tólin eru hvert fyrir sig frábær að mörgu leyti en þegar of mörgum tólum er plantað saman þarf að eiga skýra stefnu & skjölun um tilgang þessara tóla. Það má heldur ekki gleyma því að við sendum fólk til tunglsins án þessara tóla sem þýðir að við getum unnið mjög flókin verkefni án þeirra.

Skv. ráðgjafafyrirtækinu McKinsey þá verjum við 28% tíma okkar í umsýslu á tölvupóstum og öðrum 20% í að leita að upplýsingum (innanhúss) eða að eitthverju sem getur hjálpað til við verkefnið. Slack er tól sem átti í raun að leysa þetta vandamál, koma í stað tölvupósts, en hefur ekki staðið undir þeim væntingum. Þess heldur hefur það orðið að “viðbótartóli” við samskiptaflóruna. Smá kaldhæðni í því að núna er tölvupóstur orðinn, að mínu mati, sá staður þar sem faglegri samskipti eiga sér stað – þegar Slack er troðfullt af memes og emojis.

Þó svo að Slack og önnur sambærileg samskiptatól (Workplace, Teams, Hangout etc) hafi dregið úr umsvifum tölvupósts um ca. 10% þá hafa þau ekki minnkað heildartíma samskipta í gegnum slík tól sem í dag stendur áfram í 5,5 klst. af 8. Á myndinni hér fyrir neðan má sjá þróunina frá 2013. Appelsínuguli liturinn stendur fyrir samskiptatól (eins og Slack) og rauður fyrir tölvupóst.

Þegar ég ræddi þessar Slack pælingar við kaffivélina núna fyrir stuttu lá við að ég yrði sleginn niður, svo heitar voru umræðurnar. Ég var greinilega sendiboði illra verka. Fannst ég gamaldags. En sem betur fer hafði ég tölur. Tölur frá 27. júní 2018 þegar að Slack lá niðri um tíma. Áhugavert að sjá framleiðnitölurnar á myndinni hér að neðan, bornar saman við vikuna áður (með slack) sem gáfu til kynna að án Slack væru einstaklingar að skila meiri vinnu af sér.

“Faster isn’t good or bad, better or worse. Faster is just faster. If you’re sending a lot of stupid messages faster, that’s not great,”

Sarah Peck

Slack graf um notkun

Ping, ping, ping!

Sjóndeildarhringurinn hjá hugbúnaðarteymum er ekkert alltof mikill þessa dagana þar sem við gefum okkur hreinlega ekki tíma til þess að stíga til baka og horfa úr 30.000 fetunum yfir hvað við erum að gera og hvaða vinna raunverulega skiptir máli til að skapa virði. Þetta kemur að hluta til vegna þess að við erum ekki að skipuleggja tólin til þess að þau geri það sem þau eiga að gera. Aukin verkefnastýring kallar á skýrari samskipti og minna af “stafrænum hávaða”. Ef þú ert í þeim sporum að fá 50 Slack tilkynningar á dag í 8 klst að viðbættum tölvupósti, fundum, símhringingum – þá sérðu hina fullkomnu truflun á fókus.

Samantekt

Skv. Rescue Time, þá finnst 10% af fólki það ekki stýra vinnudeginum sínum. Ég skil það vel enda er orðið of gott aðgengi að hverjum og einum í gegnum allar þessar samskiptarásir sem oftar en ekki eru ekki nógu skýrar & skipulagðar. Til þess að sporna við þessu flóði af upplýsingum þá eru hér nokkur einföld atriði til að fara eftir.

1

Fókus

Stilltu Slack þannig að tilkynningarnar trufli ekki fókusinn

2

Reglur

Teymið skapar reglur í kringum notkun á Slack til að besta hvernig það er notað. Finnur tilgang og markmið með að nota tólin. Þarf teymið virkilega 30 channels?

3

Samræma

Samræmdu á milli teyma. Mikilvægt er að deila upplýsingum um hvað er að virka og ekki að virka á milli teyma.

4

Tölfræði

Farðu eftir tölunum frá Slack og gerðu breytingar til hins betra. Ef þú vilt vernda tímann þinn betur þá mæli ég með að þú fáir þér Rescue Time. Það hjálpar þér að halda utan um allan þinn tíma og gefur þér dýrmætt tækifæri á að taka aftur stjórn á deginum. (must!)

5

Rescue Time

Notaðu tól eins og Rescue Time til að passa upp á tímann þinn!

Birgir Hrafn Birgisson

Birgir Hrafn Birgisson

[email protected]

Deila

Beautiful Kaktus