Um Okkur

Blogg

Verkefni

Sjálfvirknivæðing

Sjálfvirknivæðing í verkefnastjórnun

Birgir Hrafn Birgisson
Höfundur

Birgir Hrafn Birgisson

Dagsetning

Les tími

3 min

Hver vill ekki vinna minna og á sama tíma framkvæma meira? Sjálfvirkni í hugbúnaðarþróun, er snertir verkefnastýringu getur sparað gríðarlegan tíma og komið í veg fyrir mannleg mistök ef sjálfstýringin er vel ígrunduð. Tilgangurinn er oftast nær að draga úr vægi færibandsins þ.e. tímafrekri, endurtekinni- og/eða venjubundinni vinnu. Semsagt að framkvæma meiri vinnu á styttri tíma eða, það sem ég legg fremur áherslu á, að gefa huganum rými og frið til að skipuleggja sig og hugsa. Þeir sem nýta þennan dýrmæta tíma eiga tækifæri sem svo fáir hafa þessa dagana, þ.e. að rýna í kerfið sem það er búið að skapa; ferli, reglur og venjur sem það viðhefst í og nýta tímann í virkja hugvitið, nýsköpun & hugmyndaauðgi.

Hér eru 8 atriði um sjálfvirkni í verkefnastjórnun sem gæti komið þér og þínu teymi af stað!

Slideshow image
Slideshow image
Slideshow image
Slideshow image
Slideshow image
1

Færibandið & Fordismi

Sjálfvirkni > Handavinna

Fordismi er hugmyndafræði fjöldaframleiðslunnar. Nú er slíkt hið sama að gerast í hugbúnaðarþróun þá sérstaklega verkefnastjórnun. Tólin eru farin að tala ennbetur saman og gefa okkur einstakt tækfifæri á nýta tímann í að hugsa.

2

Fjölvangs-þróunarumhverfi

Cross Platform

Mikilvægt er að velja kerfi útfrá þeim samskipta- & tengingarmöguleikum sem þau hafa yfir að bjóða. Ég nota t.d. Jira + Trello + Git + Slack + Google Sheets + Gmail þar sem þau tala öll “sama tungumálið”.

3

Greiningar

Verkferlar

Áður en lagt er af stað í uppsetningu þarf að greina verkferla. Gera sér grein fyrir hvað aðgerða hægt er að grípa til, til að koma í veg fyrir handavinnu. Hverjir eru tímafrekustu verkferlarnir? Snertir verkferlið marga hagsmunaðila? Hvaða verkferla er einfalt að setja upp en skilar miklum tímasparnaði?

4

Flæðirit

Uppsetning

Að greiningum loknum tekur við að setja röð aðgerða & skipana sjónrænt upp í tímaröð. Þá er best að notast við flæðirit, Excel eða vitundarkort. Byrja á því að hugsa stórt og teikna upp draumaferlið en svo hugsa raunsætt og smátt. 80/20. Mikilvægt er að vera með lýsandi heiti á kveikju (e. trigger).

5

Sjálfvirknitól

Zapier, IFTTT & Butler

Þá er að það að velja tól við hæfi. Zapier er líklega vinsælasta sjálfvirknitólið í dag með yfir 3 milljón notendur og tengimöguleika við öll helstu tólin í hugbúnaðarþróun í dag. Önnur tól sem gætu komið að góðum notum eru IFTTT, Butler (Trello) og Microsoft Flow.

6

Kveikja

Trigger

Það tekur tíma að ná sjálfstýringunni rétt, ná fullnaðarfærni. Vertu óhrædd/ur við að gera mistök og prófa þig áfram. Hér til hliðar er einfaldað dæmi um sjálfvirkni (röð aðgerða) á milli tólanna Trello, Jira og Slack. Þetta var jafnframt fyrsta ferlið sem ég sjálfvirknivæddi. Þessi tilraun gerði ég fyrir ári síðan og sparaði hún mér um 30% í tíma.

7

Kveikja

Notandi setur inn spjald á Trello

1. Jira issue búið til sjálfkrafa með upplýsingum af Trello spjaldi. 2. Sækir titil frá Trello og setur í Summary í Jira. 3. Sækir Description frá Trello ef við á. 4. Velur verkefnastjóra sem Assignee 5. Velur réttan Account. 6. Sækir Due Date ef við á. 7. Sækir viðeigandi merkingar Labels (ef við á) 8. Trello spjald fær JIRA ID fyrir framan heiti. 9. Bætir við ID fyrir framan summary [XX-001: ] 10. Tími / Dagsetning: Due Date á spjaldið (eða öfugt) 11. Upplýsingum um verkefni fer á rétt Channel. 12. Tilkynning berst til starfsmanns ef Label er merkt mikilvægt.

8

Mælingar

Framleiðni

Hver er framleiðnin? Settu upp mælingar á framleiðni, fyrir og eftir, sjálfvirknivæðingu. Hægt er að mæla tímann þinn og/eða teymisins. Mikilvægt er að skoða framleiðni ekki einungis í tölvu heldur einnig síma. Rescue Time er dæmi um tól sem getur haldið utan um tímana og getur gefið nákvæmt niðurbrot á framleiðni.

9

Missandi

Verkefnastjóri

Finnst þér þú of háður verkefnastjóranum? Er viðkomandi ómissandi? Gæði verkefnastjóra endurspeglast í því verkefnaumhverfi sem þeir hafa skapað. Verkefnastjóri í hæðsta gæðaflokki óttast ekki að gera sig missandi. Viðkomandi lætur færibandið vinna svo smurt áfram að það þurfi nánast ekki á verkefnastjóranum að halda.

10

Hvað vantar?

Sendu mér línu

Sendu mér ábendingu um hvað sem er! Hvort sem um eitthvað sem þarf að laga, bæta eða annað. Svo dýrka ég kaffi & hugmyndir.

Birgir Hrafn Birgisson

Birgir Hrafn Birgisson

[email protected]

Deila

Beautiful Kaktus